電話の留守電マナー！スムーズな対応とは？
今や、携帯電話の普及率って、相当なもの
ですよね。
総務省の調べでは、70%以上の成人が利用
している、とのこと。
出先でも、電話をかけられる状態ならば
要件のある時、すぐに架電できるのは
便利ですよね。
しかし、自分の都合で電話をかけられる
ものの、相手が応答できない場合も。
先日も、仕事で急ぎの用件があり、
取引先の担当者に電話をしたんです。
あいにく、相手は電話に出ず留守番電話に
変わったんですが、私、そのまま切って
しまったんです。
相手は取引先で目上、しかも少し神経質。
緊張のあまり、留守電に変わった瞬間、
頭が真っ白に。
電話の留守電にメッセージを入れる時、
どんなマナーで対応すればいいの？
早急に調べてみました！
ビジネスなら留守電は必須
相手に電話をかけたものの、留守電に
なってしまったから、切ってしまおう。
これは、マナー違反になります。
携帯電話だと、いつでもどこでも、自分の都合で
電話をかけることができますね。
しかし、相手にも都合があります。
会議中や移動中などで、電話に出られない
場合がありますよね。
誰しも、自分に電話がかかってきたのには
何か理由があると思うはずです。
留守電にメッセージがないと、一体何の用事
だろう、と気になるものです。
だからと言って、友人の留守電に適当な言葉で
メッセージを入れるようにはいきません。
留守電にメッセージを入れる時にも
マナーがあるんです。
具体的に見ていきましょうね。
聞き取りやすくゆっくり話す
基本的なことですが、留守電のメッセージは
聞き取りやすさが第一です。
録音時間が短いから急がないと！
と、焦ってしまって早口になりがちです。
しかし、留守電の再生は、普通の通話よりも
聞き取りにくいですよね。
再生した時に、言葉が鮮明に聞こえるように
はっきりと話しましょう。
普段電話で話す速さよりも、少し遅めにして
話すといいですね。
また、周囲の雑音などにも気をかけて
電話をかけましょう。
相手が留守電の録音を聞く時に
気を使う要素を減らす工夫をします。
相手が留守電を何度も再生して聞き直す
手間をかけさせないように、なるべく
静かな場所で電話をかけましょうね。
会社名と名前を名乗る
電話の時に限らずですが、相手との対話には
挨拶が重要です。
まず相手に、自分の会社と自分の名前を
伝えましょう。
携帯電話なら登録してあれば、かけてきた人の
名前が表示されますよね。
相手も、「ああ、あの人が電話してきたんだ」
とわかっていても、きちんと名乗ります。
自分の名前を言うことは、相手に対しての
礼儀になりますよ。
いきなり用件を言い始めるのは、失礼になり
マナー違反になります。
用件は端的に
留守電の録音時間は、短いものですよね。
限られた時間の中で、用件を長々と話すことは
できません。
例えば、
「○○なことがあり××になので、△△したの
ですが、□□できません。しかし、・・・・。」
と、普通に話してしまうと、途中で録音終了に
なる可能性があります。
留守電の場合には、端的に話しましょう。
また、早く連絡を取りたいから、と言って
自分の都合で何度も電話するのは
迷惑になります。
その度にメッセージを入れるのも催促に
受け取られかねませんよ。
相手が携帯電話を見た時に、うんざりして
しまうでしょう。
初めにかけた電話の中で、相手から電話を
もらえるようにお願いしましょう。
しかし、会社名と名前を名乗って、いきなり
「折り返し電話ください。」では、あまりにも
不躾です。
礼儀の問題もありますが、どうして電話を
かけてきたのかは、重要な情報です。
留守電の短い録音時間のなかで、電話を
かけた意図が伝わる情報を述べましょう。
例えば、
△△の件でお電話いたしました。
ご都合のよろしい時に、折り返しのお電話を
お待ちしております。
それでは失礼いたします。」
のように、丁寧で簡潔なメッセージを
心掛けてみましょうね。
まとめ
電話をかける時には、相手の電話が留守電に
なる可能性も考えておかないといけませんね。
留守電のマナーがわかっていても、とっさに
用件を的確に伝えるのは難しいですよね。
電話をかける時に、前もってどんなことを
伝えたいのか把握しておきましょう。
特にビジネスでは、留守電も重要な仕事の
一部になんです。
マナーを守って、スムーズな対応を
心掛けましょう♪