新年会の幹事！メールでの案内状のポイント4つ♪
さて、困った！
先日、こともあろうに、会社の新年会の
幹事に指名されてしまったんです。
この会社に就職してから、何度も忘年会や
新年会など、親睦会には参加してきました。
しかし、言葉は悪いですが、今までの会では
全て人任せだったんです。
お店の予約や人数の調整など、まあこの辺りは
何とかできそうなんですが、問題は案内状。
そういった連絡は、社内メールでするように
なっているので、手違いがないようにしたい！
幹事になって慌てて調べましたが、これなら
きっと大丈夫！
幹事になっても悩まない！
使える新年会の案内メールについて紹介します♪
目次
案内メールは年内に！
新年会の案内は、年内にしておきましょう。
12月に入ると、世間は年末年始の準備に
忙しくなります。
会社でも、年内の仕事納めを目指して、目一杯
予定をこなしている人も多いですよね。
年末年始のスケジュールを調整するためにも、
参加者も、早めに概要を知りたいところです。
その中で、幹事は年内中に新年会の会場を
押さえておく必要があります。
早め早めの計画を心掛けたいですね。
案内メールを作成する時には、このポイントを
押さえておくと、わかりやすくていいですよ。
案内メール作成のポイント
ポイントは4つ！
件名を見ただけでわかるように！
年末は、何かと慌ただしいものです。
件名が入ってないメールは、見逃してしまう
恐れがあります。
メールを送る時には、相手にわかりやすくする
配慮があると、見落としにくくなりますよ。
件名に、「新年会」「日時」が入っていると、
気に留まりやすくなりますね。
「○日締め切り」「要返信」としておくと、
メールを開いて対応したくなるものですよ。
概要は箇条書きでわかりやすく
新年会の日時・場所・時間・費用などは
わかりやすく箇条書きにしましょう。
長々と文章で書き連ねると、なかなか頭に
入ってこないものですよね。
会場までの地図や、アクセス方法が記載された
URLを貼り付けておくと、親切ですね。
出欠の締切日はわかりやすく！
出欠席の締切日は、メールの送信日から
1週間後ぐらいに設定しましょう。
送信日から締切日まで、日数がありすぎると
返答が後回しになる可能性もあります。
お店への最終連絡までに、しっかりと人数を
把握できるよう、早めに締め切りましょう。
また、キャンセルできる締切日を確認しておき
記載しておくと、トラブル回避になります。
いつまでなら、会費を払わないで済むのか、
お店に確認しておきましょうね。
案内メールの例文とは？
具体的に、どんな案内メールがいいのでしょう。
アレンジして使えそうな文例を紹介しますね。
（部署名）各位
お疲れ様です。
今年も残すところ、あとわずかとなりました。
早速ですが、恒例の新年会が下記の通りに
決まりましたので、お知らせ致します。
今回の幹事は△△（名前）が行います。
よろしくお願い致します。
日時：1月○日（金）19：00～
場所：○○料理×××× http://××××
会費：4,000円
当日の出欠席の連絡は、12月25日までに
件名を変えずに、この返信メールにてお願い
致します。
また、キャンセルの場合には、当日の2日前
（1月○日）までに幹事△△までご連絡ください。
それ以降のキャンセルは、会費が発生します。
ご了承ください。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
【出欠連絡票】
当てはまる方に○を付けてください。
（ ）出席
（ ）欠席
お名前 【 】
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
○○部 △△（名前）
内線 ××××
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000
まとめ
様々調べてみて感じたのが、いかに要点を
わかりやすくするか、ということです。
私も確かに、普段の社内メールで件名に概要が
入っていれば、すぐ開きますしね。
ついつい流し読みしてしまうこともあるメール。
箇条書きでわかりやすいと、すんなりと頭に
入ってきます。
気を付けるポイントを押さえれば、幹事を
やるのも怖くないですね♪