就活中にメールで質問！書き方の基本マナーや注意事項！
就活中の姪っ子から、唐突に「会社に質問したいんだけど、メールの書き方教えて！」とLINEが入りました。
会社にメール？と一瞬理解できなかったのですが、「そうだ、今は就活中に会社に確認したい事はメールでやり取りするのが当たり前なんだ」と気づきました。私が就活をしていた時代とはあまりにも違い過ぎて……。
両親に「メールの書き方なんてわからないからYおばちゃん（私）に聞いてみたら」と言われ、あのLINEを送ったとの事。
そう言われても、私だって就活の質問メールなんて書いた事ないし、見た事もありません。ですが、かわいい姪っ子のためです。就活中の会社への質問メールの書き方を調べて見ることにしました。
目次
就活における質問メールの基本マナー
今の若者世代は、LINEが主な連絡手段なせいか、メールの基本的なマナーすら知らない就活生も多いようです。ましてや、会社に出すメールなんて何が正しくて何が失礼になるのかも全くわからないかもしれません。
就活生の会社への質問メールの基本的なマナーからご紹介します。
件名は要件がわかるようにつける
質問メールを送る相手は、日に何十通ものメールのやり取りをしている社会人です。件名は内容がすぐにわかるようなものをつける必要があります。
失礼のないよう、件名を「お世話になっております～」といった文言から始めがちですが、件名には必要ありません。
「〇〇の件の申し込み」「○○の日程についてのご質問」「〇〇のお問合せ」のように、一目見てわかる件名にすると、受け取る側もスムーズに仕事が進みます。
また、どこの誰が送ったメールかわかるように、件名に【○○大学 氏名】をつけるようにすると良いです。これは、実際に社会人になり取引先や他の部署とのメールのやり取りの際にも使う事があるので、覚えておきましょう。
＜例文＞
就活質問メール
・【○○大学 氏名】新卒採用予定のお問合せ
・【○○大学 氏名】○○日〇〇の集合場所についてのご質問
宛名は誤字脱字に注意し正しく記載
メール本文の冒頭に必ず誰に宛てたメールかを記載します。会社名、部署名、担当者名が全て正しくわかっている場合は、それら全て記載するのがマナーです。
ただ、わからない情報もあるかと思います。その場合は、わかる範囲で必ず記載するようにしましょう。いきなり要件から入らないように落ち着いてメール作成してください。
一番気をつけなければいけないのが、誤字脱字です。特に、会社名や担当者の氏名を間違えないよう注意しましょう。また、株式会社を（株）などのように略すのもマナー違反になります。
＜例文＞
株式会社○○
人事部
○○ ○○様
○○株式会社
人事部
新卒採用担当者様
要件はわかりやすく簡潔に
宛名を書き、自分が誰なのかを名乗ったあと、本題に入ります。要件がまとまらず、長い文章だと読みづらいですね。最悪な場合途中で読まれなくなる可能性もあります。
質問事項は短く簡潔に書くようにしましょう。複数ある場合には、冒頭に「〇〇に関してのご質問が○点あります」などのように書くと、相手もわかりやすいと思います。
自分の書いた文章が、ストレスなく読めるかを確認する方法として、書き終わった後に一度音読してみるとわかりやすいです。
最後に必ず署名を記載
メールの最後には必ず自分の情報として署名を記載します。本文とメールの境目がわかりにくいので、罫線などで区切るのがマナーです。
———————————————————
○○大学○○学科
氏名
メールアドレス→普段使っているアドレスではなく、就活用に大学が発行しているアドレスやGmailなどフリーのアドレスを使用することをおすすめします。
郵便番号
住所
電話番号
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署名は毎回必要なので、自動で挿入するよう設定しておくと便利です。
返信は遅くても24時間以内に
普段、SNSやLINEが主な連絡手段のため、頻繁にメールチェックする習慣がない学生も多いと思います。就活中は、最低でも一日一回はメールチェックする癖をつけた方がよいです。
質問への回答メールをもらったらそれでおしまいではありません。簡単な文章で良いのでお礼の返信メールを送るようにしましょう。簡単とはいえ、件名・宛名・署名といった基本マナーは忘れないように気をつけてくださいね。
また、日程調整などでは特に、質問した後に何度かメールのやり取りをしなければいけない事もあります。返信が遅れると、スムーズに進まず担当者の方にも迷惑がかかります。すぐに返事ができないような時でも、その旨事情を伝えておくと良いでしょう。
まとめ
「基本マナーをしっかりと覚えておけば、社会人になっても困らないね」と姪っ子。一生懸命メモしていました。
社会人になってかなりの年月が経っている私や弟夫婦。メールの基本マナー、正直当たり前の事ばかりだなとは思ったのですが、姪っ子のようにメールを使う機会が少なければ、わからなくて当然なのかもしれませんね。
具体的な質問メールの例文などは、ネットで検索するとたくさんあります。質問メールで悩んでいる就活生は自分にあった例文を見つけて参考にしてみてください。その際、会社名等を間違えるというような失敗を防ぐためにも、コピペはやめましょうね。