スポンサーリンク

謝罪文をメールで行うには?社内でのトラブル対応は速さと誠実さが命!

同期のA君が血相変えて、私の所まで
駆け寄ってきました。

開口一番
「どうしよう!助けて!」

218004

普段は、大人しくて慌てない奴なのに
どうしたんだろうと思い、色々と
聞いてみると、こんな感じのようです。

「何がどうしたの?
  分かる様に、落ち着いて話そうか?

「本社のC部長って知ってるよね?
  今回のプロジェクト、部長からの指示だったんだ。
  
  段取りで失敗しちゃってさ・・・納期が間に合わない
  という事になって、C部長カンカンなんだよ。」

「いや、C部長って、いつも大袈裟に怒ってるよね?
  いつもだったら、2、3日で収まるんじゃ?

「それがさ、今回違う様で、プロジェクト責任者の俺に
  対応が終わる一週間後、謝罪文持って、本社まで来い
  っての。
  しかも、辞表も持ってこいって・・・」

「え?辞表持ってこいってのは、ただ事じゃないね!
  その気持ちわかるよ!」

「だろ?で、まえ、同じ様な状況でお咎めなしだった
  お前に、どうしたら良いのか聞きに来たのさ。」


スポンサーリンク


うっ、嫌なこと覚えてるな・・・・
確かに、同じ状況は体験済み!

この場合、行くまでの間に色々と
やっておいた方が良いです。

特に、遠隔地なので、メールは有効に
使わないと駄目です。

もちろん、メールだけで事態の収拾を考えるのはNG
メールは、補助的に使うと考えましょう。

先ずする事は

先ず、何が何でもしなければいけない事
部長に対する謝罪の連絡と、対応策の進捗の
報告は必要です。

135338

これも、部長が出社する位に、それまでの状況と
今日の予定等
の報告をするのと

部長の帰宅位に、今日の進捗と明日の予定
連絡します。

絶対に、毎回怒られますが、3日位経つと
親身になって、一緒に解決に助力してもらえる様に
なります。

これを、毎日やれば、基本的に問題ないはず。
ただ、明日からやるでは無く、今日、今からやる
と言うのが良いですね。

さしずめ、今、考えられる対応策を報告するのが
ベストです。

で、ここで、必要になってくるのが、最初の電話と同時に
メールでも、詳細に連絡しておく事です。

そのメールの内容を、見て見ましょう。

最初のメールとは?

今回の場合には、納期の遅延の連絡ですが
件名と、書く内容をすこし変えれば、
何にでも通用できる、フォーマットがあります。

そのフォーマットは以下の通りです。

件名:(案件名)の進捗状況
○○部 C部長

お疲れ様です。
○○部○○課のAです。

(案件名)の進捗状況につきまして、ご報告いたします。

納品日は、〇月〇日〇時の予定でしたが、○○日後に
ずれこんでしまうことが判明いたしました。

誠に申し訳ありません。

原因は、部品Aの納品が遅れてしまったためです。
すでに、納入会社に連絡をして、納期を速めてもらう様に
連絡はしていますが、最速でも○○日後という事です。

これから、部品到着時から最速で納品できる様に
人員の割り付けと、サポート体制を作成していきます。

まずは、取り急ぎ、ご報告申し上げます。

////////////////////////////////
 ○○部 ○○課 A
携帯番号 **************
 内線 xxx
///////////////////////////////

ここで大事なのは、既に解決策と原因を
ハッキリとさせて居る事
です。

分からない場合には、状況が分かる様に
報告するのが良いですね。

あくまでも、メールだけではなく、電話で
連絡をした後で、メールする事が大切です。
メールだけで・・・は厳禁です

謝罪文の後は?

最初は、みっちり怒られます。
その後、対策計画の穴を、これでもか!って位
つつかれます。

まぁ、最初に感情を全て出させるのが、一番です。
ただ、間違ってはいけないのは、反論したり
言い訳をしない事です。

実は、この最初の速さが、その後に大きく
影響してきます。

なるべく早くが、ベストです。

因みに、私の場合には、ここでも失敗をして
余計、事態を悪化させましたが・・・・

あの時は、C部長の元上司の方を調べ上げて
その上、その方の口添えで、常務にも連絡をして
何とかしました。

それが元で、社内では、「謝罪のスペシャリスト」等と
呼ばれていますが、実は、そんな事は無かったわけです。

そんな事は良いですね。
最初の謝罪文が通ってしまえば、その後は、比較的
簡単に処理できます。

毎日の進捗と結果、予想などを、いちいち報告する事です。
電話をして、同じ内容で、詳しい内容が分かる様に
後でメールします。

そのご

どやら、謝罪文のメールと、電話での謝罪
それからAの今迄の実績と人柄もあって
事無きを得たようです。

ただ、問題も発生してしまいました。
あの相談の数日後、C部長から直接電話が・・・

「お前の差し金なのか?謝罪文が「ほぼ」
 一緒だったが?

 まぁ、いい。
 来週、新案件の話があるから、そっちにいく!
 話し合いの後、接待してもらうからな!

あぁ、なんてこった。
最近やっと、連絡が無くなって、呪縛から解放された
思っていたのに・・・・

まぁ、接待と言っても、居酒屋が好きな人なんで
簡単といえば簡単なんですけどね。

その時に出る、自慢話が、結構痛い・・・


スポンサーリンク


あわせて読みたい関連記事

サブコンテンツ

このページの先頭へ