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新年会の幹事!メールでの案内状のポイント4つ♪

さて、困った

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先日、こともあろうに、会社の新年会
幹事に指名されてしまったんです。

この会社に就職してから、何度も忘年会や
新年会など、親睦会には参加してきました。

しかし、言葉は悪いですが、今までの会では
全て人任せだったんです。

お店の予約や人数の調整など、まあこの辺りは
何とかできそうなんですが、問題は案内状

そういった連絡は、社内メールでするように
なっているので、手違いがないようにしたい!

幹事になって慌てて調べましたが、これなら
きっと大丈夫

幹事になっても悩まない
使える新年会の案内メールについて紹介します♪


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案内メールは年内に!

新年会の案内は、年内にしておきましょう。

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12月に入ると、世間は年末年始の準備に
忙しくなります。

会社でも、年内の仕事納めを目指して、目一杯
予定をこなしている人も多いですよね。

年末年始のスケジュールを調整するためにも、
参加者も、早めに概要を知りたいところです。

その中で、幹事は年内中に新年会の会場
押さえておく必要があります。

早め早めの計画を心掛けたいですね。

案内メールを作成する時には、このポイント
押さえておくと、わかりやすくていいですよ。

案内メール作成のポイント

ポイントは4つ

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件名を見ただけでわかるように!

年末は、何かと慌ただしいものです。

件名が入ってないメールは、見逃してしまう
恐れがあります。

メールを送る時には、相手にわかりやすくする
配慮があると、見落としにくくなりますよ。

件名に、「新年会」「日時」が入っていると、
気に留まりやすくなりますね。

○日締め切り」「要返信」としておくと、
メールを開いて対応したくなるものですよ。

概要は箇条書きでわかりやすく

新年会の日時・場所・時間・費用などは
わかりやすく箇条書きにしましょう。

長々と文章で書き連ねると、なかなか頭に
入ってこないものですよね。

会場までの地図や、アクセス方法が記載された
URLを貼り付けておくと、親切ですね。

出欠の締切日はわかりやすく!

出欠席の締切日は、メールの送信日から
1週間後ぐらいに設定しましょう。

送信日から締切日まで、日数がありすぎると
返答が後回しになる可能性もあります。

お店への最終連絡までに、しっかりと人数を
把握できるよう、早めに締め切りましょう。

また、キャンセルできる締切日を確認しておき
記載しておくと、トラブル回避になります。

いつまでなら、会費を払わないで済むのか、
お店に確認しておきましょうね。

案内メールの例文とは?

具体的に、どんな案内メールがいいのでしょう。
アレンジして使えそうな文例を紹介しますね。

件名 【要返信】1月○日(金)新年会のお知らせ

(部署名)各位

お疲れ様です。
今年も残すところ、あとわずかとなりました。

早速ですが、恒例の新年会が下記の通りに
決まりましたので、お知らせ致します。

今回の幹事は△△(名前)が行います。
よろしくお願い致します。

日時:1月○日(金)19:00~
場所:○○料理×××× http://××××
会費:4,000円

当日の出欠席の連絡は、12月25日までに
件名を変えずに、この返信メールにてお願い
致します。

また、キャンセルの場合には、当日の2日前
(1月○日)までに幹事△△までご連絡ください。

それ以降のキャンセルは、会費が発生します。
ご了承ください。

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
【出欠連絡票】

当てはまる方に○を付けてください。
( )出席
( )欠席

お名前 【          】

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

○○部 △△(名前) 
内線 ××××
E-mail:xx@xxxx.xxxx.xx
携帯 090-0000-0000

 

まとめ

様々調べてみて感じたのが、いかに要点
わかりやすくするか、ということです。

私も確かに、普段の社内メールで件名に概要が
入っていれば、すぐ開きますしね。

ついつい流し読みしてしまうこともあるメール。

箇条書きでわかりやすいと、すんなりと頭に
入ってきます。

気を付けるポイントを押さえれば、幹事
やるのも怖くないですね♪


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