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郵便で個人情報入りの書類を送りたい!書留で本当に大丈夫?

職場の総務課の同僚が、困った顔で言うのです。

「辞めた後輩に、郵便で離職票を送るんだけど、個人情報が含まれているから、書留で送った方が、安全かな?」

「書留だと手渡しだから、安全だと思うよ。」

「でも、もう引っ越したらしくて、転居届も出したみたいだけど、本当に大丈夫かな?」

そこまで、念を押されると、自信がなくなってきました。後輩の場合は、大丈夫のようですが、もし、アパート住まいで旧住人が転居届を出していなくて、新しい住人が、表札を出さずに、書留を、本人のふりをして受け取る・・・

なんて事も、あり得るのかな?

何故か、銀行のキャッシュカードの磁気不良多発の為、再発行に際して書留を、受け取る事が多い私。ちょっと、気になったので、調べてみたら、面白い事が分かりましたよ。

書留とは

『書留』といっても、一般書留と簡易書留、現金書留の、3種類のサービスがありますが、今回は、書類関係について気になるので、一般書留簡易書留の、サービスの違いを調べてみました。特徴的な共通サービスと併せて、ご紹介します。

共通するサービス

  • 書留を利用できるサービスは
    手紙・はがき・雑誌を含む刊行物などの郵便物、ゆうメールです。
  • 郵便局での差し出しでの受け渡しで受取りの際は、印鑑か受取人のフルネームでのサインが求められます。
  • 昼間に、不在で受取れなかった場合、電話で19時頃までに、再配達依頼をすれば、21時頃までに、当日再配達してくれます。
  • 日曜、休日も配達してくれます。
  • 信書を送る事ができます

少し気になる『信書』ですが、

『信書とは特定の受取人に対し、
差出人の意思を表示し、
又は事実を通知する文書』

と郵便法、及び、信書便法で規定されています。

例として、手紙、納品書や申込書等、請求書の類、免許証や表彰状など、許可書の類、納税証明書や履歴書など、証明書の類、が身近な信書として、扱われます。

一般書留

引受から配達までの、中継地点を含む送達過程を、記録してくれます。

差し出しの際、損害賠償要求額の上限は500万円ですが、申し出がない場合の損害賠償要求額は10万円が上限です。金・銀・ダイヤモンドなど、約款で定められた貴重品一般書留でしか、送れません。

付属可能なオプションサービスは、引受時刻証明、配達証明、内容証明、本人限定受取30万円を超える、代引です。

簡易書留

引受と配達のみを、記録してくれます。

郵便物不着など、万一の場合の賠償額は5万円までの実損額になります。付属可能なオプションサービスは速達と、30万円以下の代引です。

一般書留に較べると、簡易的なサービスの為、料金も割安なので、ちょっとしたライブのチケットの送付などに、利用できそうです。

ここで気になったのは、一般書留のオプションサービスの、本人限定受取です。簡易書留には、このサービスは付けられないので、確実に本人に届けたい時は、これを利用してみようと思います。

どんな、サービスなのでしょう?

本人限定受取

受け渡しの際に、本人確認書類の提示を求められるので、確実に、本人に届ける事が出来ます。但し、その手続きは、送る側も受け取る側も非常に煩雑です。

   基本型 特例型 特定事項伝達型
対象商品 郵便物、ゆうメール及びゆうパック 郵便物、ゆうメール及びゆうパック 郵便物
受取人への連絡方法 郵便局から通知書を送付 郵便局から通知書を送付 郵便局から通知書を送付
郵便物の受け渡し場所 郵便窓口 郵便窓口、または宛名本人の住所に配達 郵便窓口、または宛名本人の住所に配達
受け取り時に必要な本人確認書類 写真付き公的証明書:1点
写真なし公的証明書か、写真付き身分証明書:2点
公的証明書:1点 公的証明書:1点
本人確認情報の差出人への伝達 なし なし 日本郵政のHPに登録すれば
法律で閲覧が制限されていない物は
ダウンロード可能

因みに、本人限定受取の追加料金は100円なので、一般書留での料金は

郵便物普通料金+一般書留の追加料金(損賠賠償要求額10万円までは430円)本人限定受取の追加料金100円

ということになります。

但し、このサービスは、基本的に受取人が1人なので、差出人も、会社名及び役職名のみで差し出すことはできません。今回のように、職場から本人限定受取で出したい場合は、会社名に差出人の氏名記入が必要となります。

まとめ

郵便で、個人情報入りの書類を送る場合、一般書留に、本人限定受取のオプションを追加すれば、確実に届けたい相手に届けられる

という、サービスを初めて知りました。

差出人の心の保険を考えると、中でも特定事項伝達型の利用が、良さそうですが、受取人の手間を考えると、特例型がベターな気がします。

このサービスを、総務課の同僚に伝えたところ、「総務としては助かるけど、経理からなんて言われるかな・・・。」うーん、プラス100円だからいいんじゃない?と、心の中で思った次第です。


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